W pędzącym świecie, który dzień w dzień zalewa Nas setkami informacji, bardzo często podejmujemy działania niejako „z automatu” nie zastanawiając się nawet, jaki jest ich cel. 

Takie działania często są jednak nieskuteczne, gdyż zapominając o celu, trudno jest wykonywać zadanie z należytą starannością.

Przy szkodach związanych z oszustwami spotkałem się kilkakrotnie z sytuacjami, gdzie spedytor miał niepewność co do kontrahenta, ale podjął współpracę, gdyż udało się wypełnić procedurę weryfikacji i wyszła ona OK. Zamiast zrezygnować ze współpracy i podjąć działania zmierzające do zatrudnienia innego przewoźnika, doszło do zlecenia przewozu i zaginięcia towaru wartego kilkaset tysięcy euro.

Prawidłowa weryfikacja przewoźników nie jest celem sama w sobie, tylko środkiem prowadzącym do określonego celu lub celów.

Celem nie powinno być wypełnienie procedury, która została przekazana przez pracodawcę – wypełnienie procedury może być zaledwie środkiem do celu.

Wprowadzenie skutecznej procedury, a następnie przekonanie pracowników do jej przestrzegania, powinno zacząć się od wyznaczenia celów, tak aby na każdym etapie stosowania (często uciążliwej) procedury istniało przekonanie, że to co jest robione ma po prostu sens. 

Bardzo często spotykam się z sytuacjami, w których spedytorzy otrzymują od swojego pracodawcy określone procedury z nakazem, aby były one każdorazowo wypełniane. Nikt jednak nie tłumaczy po co są te procedury, czy jakie jest ryzyko ich nieprzestrzegania. Nikt też nie wyjaśnia pracownikom w jakim celu wykonują poszczególne czynności, co często skutkuje tym, że pracownicy Ci albo wykonują czynności automatycznie (celem „odhaczenia” poszczególnych punktów) albo szukają sposobu na obejście procedur (gdzie ograniczeniem zdaje się być wyłącznie wyobraźnia spedytorów).

Co to znaczy, że czynności są wykonywane automatycznie?

Oznacza to, że spedytor ogranicza się do wykonania czynności opisanych w procedurze, ale bez jakiejkolwiek analizy otrzymanych wyników.

Przykładowo procedura wymaga, aby spedytor sprawdził czy podwykonawca widnieje w rejestrze KRS i jeśli istnieje – to w opinii spedytora jest OK. Nie bierze on pod uwagę, iż zgodnie z KRS w spółce nie ma żadnego członka zarządu albo, że spółka nie prowadzi działalności spedycyjnej ani transportowej.

Co to znaczy, że spedytor szuka sposobu na obejście uciążliwych procedur?

W części spedycji istnieją dwie procedury weryfikacji. Mniej uciążliwa dotyczy sytuacji, gdy przedmiotem przewozu mają być towary małowartościowe, np. płody rolne, papier itp. Spedytor, któremu dział weryfikacji „odrzucił” już kilku przewoźników w przeszłości, widząc że ma obecnie tylko jednego chętnego na wykonanie transportu, może chcieć zwiększyć szanse na pozytywną weryfikację przewoźnika poprzez wskazanie, iż przewóz będzie dotyczył mało wartościowego ładunku.

W sytuacjach gdy procedura wymaga uzyskania referencji zdarza się, że uzyskiwane są pozytywne referencje od osób, z którymi przewoźnik-podwykonawca nigdy nie współpracował. Spedytor ze spedycji X dzwoni/pisze do swojego kolegi ze spedycji Y, który to kolega wystawia potrzebne referencje. Dopiero po zaistnieniu szkody okazuje się, że spedycja Y nigdy nie współpracowała z danym przewoźnikiem, a jej spedytor chciał po prostu „pomóc” koledze w wypełnieniu jego procedury weryfikacyjnej.

W spedycjach, w których spedytorzy są świadomi ryzyka związanego z oszustwami oraz rozumieją dlaczego wykonują poszczególne działania weryfikacyjne, ryzyko powyżej opisanych zdarzeń jest minimalne.

Jakie mogą być cele procedury weryfikacyjnej?

Większość spedytorów odpowie, że celem jest znaczne utrudnienie pracy oraz uniemożliwienie współpracy z częścią przewoźników. 

W rzeczywistości jednak celem powinno być zwiększenie bezpieczeństwa prowadzonej działalności transportowej i zminimalizowanie ryzyka powstawania szkód oraz obowiązku wypłaty odszkodowań z własnego majątku spedycji.

W mojej opinii głównymi celami tworzonych i stosowanych w spedycjach procedur weryfikacji podwykonawców powinny być:

I. Zminimalizowanie ryzyka zlecenia przewozu oszustowi.

Metody działań oszustów (o których można więcej przeczytać we wpisie Metody działania oszustów) uniemożliwiają obecnie całkowite uniknięcie takich sytuacji. Sytuacje, gdy oszuści podszywają się pod istniejące podmioty, są jeszcze stosunkowo proste do wykrycia. 

Więcej problemów jest wtedy, gdy oszuści „przejmują” istniejące firmy transportowe. 

Jeszcze trudniejszym jest wykrycie oszustwa, gdy oszuści zatrudniają się w istniejących firmach transportowych – np. jako kierowca lub jako spedytor. 

Metody działań oszustów ciągle się zmieniają i bardzo często są oni o krok przed spedycjami. 

Prawidłowo sformułowana procedura weryfikacji oraz przeszkolenie spedytorów (aby wiedzieli po co sprawdzają poszczególne rzeczy) może jednak znacząco zmniejszyć ryzyko po stronie spedycji i spowodować wykrycie próby oszustwa przed wysłaniem zlecenia lub przed załadunkiem przesyłki.

II. Wykazanie braku winy w wyborze – w sytuacjach, gdy udało się zawrzeć ze zleceniodawcą umowę spedycji (a nie przewozu).

Przyjmując, iż odpowiedzialność spedycji wynika rzeczywiście z zawarcia z klientem umowy spedycji, zastosowanie może znaleźć art. 799 kodeksu cywilnego:

„Spedytor jest odpowiedzialny za przewoźników i dalszych spedytorów, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia, chyba że nie ponosi winy w wyborze.”

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 06.10.2015 r. (sygn. akt I ACa 840/15): „Należyta staranność spedytora w rozumieniu art. 355 k.c. w zw. z art. 799 k.c. jest zachowana, jeśli wykaże, że powierzył określone usługi przewozowe przewoźnikowi, którego profesjonalizm i jakość świadczonych usług budziła zaufanie. Spedytor powinien zatem udowodnić, że w momencie powierzenia przewoźnikowi przewozu, jego profesjonalizm i jakość świadczonych usług budziły zaufanie.”

Niestety (co opisaliśmy we wpisie Ubezpieczenie OC Spedytora w szkodach związanych z oszustwami) umów spedycji w transporcie drogowym jest bardzo niewiele, ale nie można wykluczyć, że jednak się one pojawiają.

Możliwość skorzystania z art. 799 kc i wyłączenia swojej odpowiedzialności wydaje się być odpowiednią motywacją do wprowadzenia procedur weryfikacyjnych i do ich praktycznego stosowania.

III. Wykazanie, iż  dochowane zostały wymogi nałożone w umowie ubezpieczenia.

Część spedycji posiada umowy ubezpieczenia, które przyznają ochronę również na szkody zaistniałe wskutek zlecenia przewozu tzw. przewoźnikowi-oszustowi. Na podstawie stosownych klauzul ubezpieczyciele z jednej strony przyznają ochronę (przeważnie z limitami – np. 50 000,00 EUR), ale z drugiej nakładają na ubezpieczonych szereg szczegółowych obowiązków.

W sytuacji gdy oszustom uda się przejść procedurę weryfikacyjną i dojdzie do zaginięcia/przywłaszczenia przesyłki niezwykle istotnym jest wykazanie, iż spełnione zostały wszystkie wymogi ubezpieczyciela. Bez takiego wykazania mało prawdopodobnym jest uzyskanie wypłaty odszkodowania, a więc cały ciężar naprawienia szkody po stronie podmiotu uprawnionego pozostaje po stronie spedycji.

IV. Zminimalizowanie ryzyka, iż ubezpieczyciel  przewoźnika nie pokryje szkody.

Szkody wynikające z oszustw zdarzają się dość często i są dotkliwe, jednak poza nimi są również „typowe” szkody takie jak wypadki, pożary, zamoczenia czy kradzieże w trakcie postojów. Warto aby procedura nakładała obowiązki dotyczące weryfikacji umowy ubezpieczeniowej przewoźnika pod kątem tego, czy zapisy umowy ubezpieczenia są odpowiednie do zapewnienia ochrony w przypadku takich „powszechnych” szkód.

Zdarzają się zdarzenia, w których dokonano zlecenia przewozu ładunku przewoźnikowi, którego polisa nie obejmowała danego rodzaju towarów (szkoda na prawie 600 000,00 EUR). 

Są szkody, przy których okazuje się, że przewoźnik nie posiada odpowiedniego zakresu terytorialnego (np. brak rozszerzenia ochrony o przewozy kabotażowe).  

Przewoźnicy potrafią się podjąć przewiezienia towaru wartego ponad 1 000 000,00 EUR posiadając sumę ubezpieczenia 300 000,00 EUR (szczególnie istotne przy przewozach krajowych po Polsce, gdzie ograniczeniem odpowiedzialności jest zwykła wartość przesyłki).

Uważne przeczytanie polisy celem zweryfikowania jej rzeczywistego zakresu powinno jednak mieć miejsce każdorazowo.

O tym, czy każdorazowo należy potwierdzać polisy w zakładach ubezpieczeniowych można przeczytać we wpisie Umowy ubezpieczenia i wynikający z nich obowiązek potwierdzania polis przewoźników.

A jaki jest cel BtrustUP i jej twórców? 

Być społecznie użytecznym.

Środkami do celu są sama aplikacja, tworzony blog i wszelkie inne działania zmierzające do budowania świadomości po stronie firm transportowo-spedycyjnych. 

Doświadczenia osób współtworzących projekt, które wzajemnie się uzupełniają, pozwalają sądzić, że wyznaczony cel jest możliwy do osiągnięcia.  Nie będzie to proste i wymagało (oraz wymagać będzie) wiele pracy, ale „nic co dobre nie bierze się z komfortu”.