Weryfikacja danych kontaktowych (adresów e-mail, numerów telefonów)

Ostatnie lata to bardzo znaczący wzrost aktywności oszustów, którzy na różne sposoby starają się wejść w posiadanie przesyłek celem ich kradzieży/przywłaszczenia. Wzrost jest na tyle istotny, że praktycznie każdego dnia roboczego spływają z rynku informacje o kolejnej próbie oszustwa lub o oszustwie już dokonanym.

Oszuści ciągle modyfikują swoje metody działań, tak aby były one jak najskuteczniejsze. 

Z dość łatwej do wykrycia metody podszywania się pod istniejące firmy transportowe (poprzez nieuprawnione użycie dokumentów firmowych i stworzenie adresu e-mail podobnego do adresu prawdziwego przewoźnika) przeszli do przejmowania istniejących spółek transportowych, zatrudniania się jako spedytorzy w faktycznie działających podmiotach czy włamywania się na konta mailowe i/lub na giełdach transportowych i przyjmowania zleceń, o których podmiot na którego konta się włamano nie ma zielonego pojęcia.

Możliwość wykrycia próby oszustwa, poprzez podjęcie odpowiednich działań weryfikacyjnych,  nadal jednak istnieje. 

Jednym z podstawowych działań powinno być upewnienie się, że rozmowy prowadzone są z osobą, za którą kontrahent się podaje. 

W szkodach polegających na podszywaniu się pod istniejącą firmę (fałszywym podawaniu się za taką firmę) najskuteczniejszą metodą zdaje się być dokładne zweryfikowanie adresów e-mail i numerów telefonów.

Ważne: weryfikacja pod kątem używanych danych kontaktowych powinna dotyczyć zarówno potencjalnych podwykonawców, jak i potencjalnych zleceniodawców. Zdarza się, że oszuści podszywają się pod największe firmy spedycyjne celem wyłudzenia usług i/lub przywłaszczenia towarów poprzez zmianę miejsca dostawy.

Prawidłowa weryfikacja danych kontaktowych powinna obejmować weryfikację zarówno adresu/adresów e-mail oraz numerów telefonów.

Takie dane, w przypadku szkód wynikających z oszustw, przekazywane są spedytorom bezpośrednio w korespondencji e-mailowej (adres z którego wysłano maila + dane zawarte w stopce maila) lub są zamieszczane na profilu na giełdzie transportowej (oszuści mogą „przejąć” konto prawdziwej firmy, zdarza się że zakładają konto na firmę transportową która faktycznie istnieje, ale nigdy nie potrzebowała konta na danej giełdzie transportowej) lub na utworzonej, wyłącznie dla celów oszustwa, stronie internetowej.

JAK MOŻNA WERYFIKOWAĆ DANE KONTAKTOWE?

Zalecanym jest wykonanie co najmniej kilku działań, które pozwolą na możliwe kompleksową weryfikację:

Krok 1 – sprawdzenie, czy podany adres e-mail i numer telefony kontaktowego znajduje się przy koncie danego kontrahenta na giełdzie transportowej.

Krok 2 – sprawdzenie, poprzez użycie wyszukiwarki (np. Google) po nazwie podmiotu czy w zasobach Internetu pojawia się gdzieś adres e-mail i numer telefonu, a jeśli tak – to czy dane są zgodne z tymi podanymi przez osobę, która nawiązała kontakt celem nawiązania współpracy.
Informacje dotyczące adresów e-mail i numerów telefonów mogą znajdować się np. w ogłoszeniach o zatrudnieniu kierowcy, sprzedaży pojazdu, części, w CEIDG/KRS.

Krok 3 – sprawdzenie, poprzez użycie wyszukiwarki (np. Google) czy w zasobach Internetu pojawia się gdzieś adres e-mail i numer telefonu podany przez potencjalnego kontrahenta – należy wkleić w wyszukiwarkę adres e-mail z którego napisał potencjalny kontrahent, a następnie ponowić wyszukiwanie wklejając numer telefonu.

Krok 4 – jeśli dany kontrahent już z Nami w przeszłości współpracował – sprawdzenie w wewnętrznej bazie czy adres e-mail i numer telefonu jest tożsamy z adresem, z którego kontrahent prowadził rozmowy przy poprzednich umowach.

Krok 5 – sprawdzenie kiedy zarejestrowana została domena internetowa (np. poprzez strony https://www.whois.com/whois/ czy https://whois.eurid.eu/pl/). 

Krok 6 – sprawdzenie czy pod adresem domeny znajduje się jakaś strona internetowa (i jakie dane kontaktowe są na niej zamieszczone).

JEŚLI W WYNIKU WERYFIKACJI UDA SIĘ ZNALEŹĆ ODMIENNE DANE KONTAKTOWE WARTO NAWIĄZAĆ KONTAKT Z KONTRAHENTEM PRZY UŻYCIU SAMODZIELNIE ZNALEZIONYCH DANYCH, TJ. NAPISAĆ KRÓTKIEGO E-MAILA Z PROŚBĄ O POTWIERDZENIE PROWADZENIA ROZMÓW I WYKONAĆ KRÓTKIE POŁĄCZENIE NA ZNALEZIONY NUMER TELEFONU.

W sytuacjach, gdy weryfikacja jest pozytywna i tak dobrze jest zachować wzmożoną ostrożność i zwrócić, minimum, uwagę na następujące niepokojące sygnały:

• ⁠⁠prośba o przeniesienie korespondencji na inny adres e-mail (niewidniejący na giełdzie),
• ⁠⁠wiadomości są pisane nieskładnie, w sposób sugerujący użycie translatora, 
• ⁠ wiadomości są pisane w różnych językach (np. polski przewoźnik, prowadząc korespondencję, część wiadomości pisze w j. polskim a część w j. angielskim),
• ⁠⁠pojawiająca się w korespondencji cyrylica (co może być normalne przy korespondencji z kontrahentem z kraju, w którym cyrylica jest używana, ale powinno być niepokojące przy prowadzeniu korespondencji z kontrahentem z kraju w którym używa się alfabetu łacińskiego),
• ⁠⁠nietypowe godziny wysyłki maili, przesunięcie czasowe w godzinach wysyłania, które sugerują, iż druga strona znajduje się w odległej strefie czasowej podczas gdy siedzibę ma np. w Polsce czy Czechach.

JAK TAKA WERYFIKACJA DZIAŁA W PRAKTYCE?

W sytuacjach gdy oszuści podszywają się pod istniejący podmiot – nawiązanie kontaktu z prawdziwą firmą skutkuje tym, że spedytor uzyskuje od razu informacje o próbie oszustwa. Podmiot, pod który podszywają się oszuści, informuje, że nie prowadzi żadnych rozmów odnośnie nawiązania współpracy, a adres e-mail i numer telefonu nie należą do niego.

Jeśli doszło do wrogiego przejęcia konta e-mail lub konta na giełdzie transportowej weryfikacja pozwala na nawiązanie kontaktu z osobą, której konto zostało przejęte (lub z szefem/kolegą/koleżanką tej osoby) i uzyskanie informacji, że w rzeczywistości to oszuści nawiązali kontakt przy użyciu prawdziwego konta, jednakże nie obsługiwanego przez osobę upoważnioną.

Metoda ta może być skuteczna nawet przy zdarzeniach, w których oszuści przejęli istniejący podmiot (np. kupili spółkę z o.o. z historią), gdyż istnieją realne szanse na znalezienie adresu e-mail lub numeru telefonu, który należy do poprzedniego właściciela. W takiej sytuacji krótka rozmowa wystarczy, aby uzyskać informację, że dana spółka zmieniła właściciela i jest już zarządzana przez inne osoby. 

Nie każde przejęcie spółki oznacza, że trafiła ona w ręce oszustów. Jeśli jednak, przykładowo, poprzednim właścicielem był pan Jan K. i sprzedał on udziały panu Michałowi N., to pan Michał N. powinien zaktualizować dane – chociażby poprzez utworzenie konta na giełdzie transportowej właśnie na dane Michała N.
Jeśli Michał N. nawiązuje kontakt z konta przypisanego do p. Jana K. – to nawiązanie współpracy jest bardzo ryzykowne, gdyż minimum można już mówić o wprowadzeniu w błąd co do tożsamości, a w wielu przypadkach takie działania kończą się zaginięciem przesyłek zleconych do przewozu…