Przykłady dokumentów, o które warto poprosić kontrahenta

„Żadnych kartek ja w Twoim paszporcie (…) wyrywać nie muszę.”

Kultowa komedia „Miś” przedstawia losy Ryszarda  Ochódzkiego, który, celem dostania się do Londynu, posłużył się paszportem Stanisława Palucha. Film ten klasyfikowany jest jako komedia i dostarcza, nawet młodszym widzom (tj. urodzonym już za czasów III RP), wiele śmiechu i radości.

W prawdziwym życiu, zwłaszcza w branży TSL, nieuprawnione posłużenie się dokumentami innej osoby (a najczęściej firmy) ma jednak odwrotny skutek: zamiast radości pojawia się smutek, często wraz ze strachem i ogromną dawką stresu.

Jeden z poprzednich wpisów („Weryfikacja danych kontaktowych (adresów e-mail, numerów telefonów)”) dotyczył weryfikacji danych kontaktowych, tj. upewnienia się, że rozmowy prowadzone są rzeczywiście z osobą/podmiotem, którego dane znajdują się w stopce e-maila czy na profilu na giełdzie transportowej.
Odwołując się do „Misia”: w jaki sposób wykryć, że osoba pokazująca paszport jest w rzeczywistości Ryszardem Ochódzkim, a nie Stanisławem Paluchem?

Jeśli dokonana została taka weryfikacja i pozwoliła ona na uznanie, że dane kontaktowe są spójne, kolejnym działaniem przed nawiązaniem współpracy może być uzyskanie od potencjalnego kontrahenta tzw. „dokumentów firmowych”.

Z biegiem lat fałszerstwa dokumentów zdarzają się coraz rzadziej, gdyż oszuści bardzo rzadko mają potrzebę „poprawiania” dokumentów w których posiadanie weszli (zainteresowanym tematem polecam wpis „Umowy ubezpieczenia i wynikający z nich obowiązek potwierdzania polis przewoźników”).

Nadal jednak takie fałszerstwa się zdarzają, więc weryfikacja dokumentów kontrahenta jest rozsądnym działaniem.

Czym są „dokumenty firmowe”

Poprzez „dokumenty firmowe” najczęściej rozumie się dokumenty, które potwierdzają prowadzenie działalności gospodarczej oraz posiadanie wymaganych prawem licencji/zezwoleń. Wśród tych dokumentów, w branży TSL, bardzo często występuje też kopia (skan) polisy ubezpieczeniowej OC przewoźnika.

Najczęściej na kontrahenta nakłada się obowiązek udostępnienia:

• dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczego, na przykład:
  • wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
  • wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego,
• dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności transportowej i/lub spedycyjnej, na przykład:
  • zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
  • licencji wspólnotowej,
  • licencji na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy,
• dokumentu potwierdzającego posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

Czy istnieje katalog zamknięty „dokumentów firmowych”?

Co do zasady nie istnieje żadna formalna definicja, która by precyzowała co może składać się na „dokumenty firmowe”, które należy uzyskać od kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy. 

Wykazy jakie dokumenty należy uzyskać wynikają:

• z wewnętrznej procedury weryfikacyjnej w danym przedsiębiorstwie,

i/lub

• z obowiązków nałożonych na spedycję/przewoźnika umownego w posiadanej umowie ubezpieczenia.

Poza wskazanymi wcześniej  dokumentami, które można traktować jako takie „minimum”, można prosić kontrahentów również o inne dokumenty – na przykład:

• potwierdzenia przelewu składki lub wszystkich wymagalnych rat za umowę ubezpieczenia OC przewoźnika czy OC spedytora z rozszerzeniem o OC przewoźnika umownego,
• skan dowodu rejestracyjnego pojazdu/ciągnika,
• skan polisy ubezpieczenia OC posiadacza powyższego pojazdu,
• skanu dowodu rejestracyjnego naczepy/przyczepy,
• skan polisy ubezpieczenia OC posiadacza powyższego pojazdu,
• skan dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z pojazdu (np. upoważnienie z leasingu, umowę najmu, użyczenia itp.) – jeśli właścicielem pojazdów, zgodnie z dowodami rejestracyjnymi, jest podmiot inny od weryfikowanego, 
• skan Certyfikatu kompetencji zawodowych,
• skan Decyzji w sprawie nadania numeru NIP,
• skan Zaświadczenia REGON,

i wiele, wiele innych.

Uwzględniając wymóg szybkiego działania oraz ograniczonych możliwości po stronie spedytorów dobrym rozwiązaniem może być stworzenie krótszego wykazu dokumentów, który powinien posłużyć do dokładnej weryfikacji kontrahenta. 

W sytuacji kiedy weryfikacja tych dokumentów (lub danych z rejestrów) okaże się niewystarczającą rozsądnym może być poproszenie o dodatkowe dokumenty i/lub informacje, tak aby udało się doprowadzić do rozwiązania ewentualnych wątpliwości.

Jakie są wymogi ubezpieczycieli?

W swoich warunkach ubezpieczeń ubezpieczyciele, udzielając ochrony na szkody zaistniałe wskutek tzw. oszustw, przewidują szereg obowiązków. Z roku na rok obowiązki te są określane coraz bardziej szczegółowo. Zwiększa się też ich ilość (przy jednoczesnym zmniejszaniu wysokości podlimitów na takie zdarzenia).

Wymogi ubezpieczycieli najczęściej określają:

1. Jakie dokumenty ubezpieczony powinien uzyskać od kontrahenta.
2. W jaki sposób dokumenty i sam kontrahent powinny zostać sprawdzone.
3. W jaki sposób (za pośrednictwem jakich środków komunikacji) powinny być prowadzone rozmowy z kontrahentem.

W niniejszym wpisie skupimy się na lit. a), to jest wskazaniu przykładów dotyczących tego, jakie wymogi nakładają ubezpieczyciele w części dotyczącej uzyskania dokumentów od kontrahentów. 

TUiR „WARTA” S.A. w § 14 ust. 6 pkt. 1) i 3) Ogólnych Warunków Ubezpieczenia OC operatora transportowego (przewoźnika drogowego i spedytora) wskazuje, iż Ubezpieczony zobowiązany jest:

„1) zażądać czytelnych kopii dokumentów, stanowiących podstawę działalności firmy, tj.: wpisu do ewidencji działalności lub KRS, NIP, REGON, stosownych zezwoleń/licencji wymaganych przepisami prawa w zakresie działalności przewozowej/spedycyjnej

(…)

3) zażądać dokumentów potwierdzających ubezpieczenie danego podmiotu w zakresie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przewoźnika/spedytora.”

UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A., która dla takich ryzyk stworzyła klauzulę dodatkową nazwaną „Wydanie przesyłki osobie nieuprawnionej”, nakłada następujące obowiązki dotyczące uzyskiwania dokumentów:

„a) Ubezpieczony zażądał dokumentów (czytelne kopie) stanowiących podstawę działalności firmy, w tym: wpis do ewidencji działalności lub KRS, NIP, REGON, licencję na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego a ponadto umowę ubezpieczenia OC przewoźnika.”

STU Ergo Hestia S.A., w warunkach szczególnych zaproponowanych jednemu z moich klientów, zapisała natomiast obowiązek uzyskania czytelnych kopii dokumentów:

1. które uprawniają do wykonywania transportu drogowego rzeczy lub pośrednictwa przy przewozie rzeczy w kraju siedziby przewoźnika.
   Dla przewoźników polskich są to:
   • zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika (nie dotyczy przewozów wykonywanych na terenie Polski pojazdami o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony) lub
   • licencja na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego lub
   • licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.
2. które potwierdzają zawarcie umowy ubezpieczenia OC przewoźnika drogowego lub OC przewoźnika drogowego umownego (OCPD), w zakresie określonym (…) i opłacenie składki / rat składki za to ubezpieczenie.”

Z kolei inny z moich klientów uzyskał ofertę ubezpieczenia od Compensa Towarzystwo Ubezpieczeń Spółka Akcyjna Vienna Insurance Group, zgodnie z którą w przypadku zawarcia umowy zobowiązany byłby do: 

„a)  zażądanie oraz weryfikację otrzymanych od podwykonawców licencji, zezwoleń lub koncesji na prowadzenie działalności w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im czynności przewozowych;

b)  wybór podwykonawców, którzy posiadają ważną przez cały okres przewozu umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego wystawioną w języku polskim lub z certyfikatem do polisy dostępnym w języku angielskim w przypadku podwykonawców z siedzibą poza Polską, z pełnym zakresem ubezpieczenia (przez co rozumie się brak wyłączeń szkód polegających na kradzieży i rabunku), obejmujących przewóz danego rodzaju towaru oraz z sumą ubezpieczenia odpowiadającą w transporcie krajowym wartości przesyłki, a w transporcie międzynarodowym – sumę ubezpieczenia nie niższą niż iloczyn masy brutto przewożonego towaru i 8,33 SDR;”

O ile ubezpieczyciele nakładają coraz więcej obowiązków dotyczących weryfikacji (np. na stronie KRS czy KREPTD), o tyle w zakresie niezbędnych do uzyskania dokumentów wymagania ubezpieczycieli zdają się pozostawać na rozsądnym/akceptowalnym poziomie.

Sposób przekazania dokumentów

Pożądanym jest, aby dokumenty zostały przekazane przez kontrahenta jako załączniki do wiadomości e-mail. Uzyskiwanie samodzielne dokumentów z profilu przewoźnika (np. pobranie ich z giełdy transportowej lub ze strony internetowej) nie jest dobrym wyjściem, gdyż nie pozwala (w niektórych sytuacjach) na wykrycie tego, że osoba z którą korespondujemy podszywa się pod istniejący podmiot.

Należy prosić o wysłanie czytelnych skanów (lub zdjęć), tak aby możliwym była dokładna weryfikacja „wzrokowa”. 

Zdarza się, że gdy oszuści fałszują jakiś dokument, to ten jeden dokument jest przesyłany w bardzo słabej jakości (bardzo często odbiegającej od pozostałych dokumentów), co ma na celu utrudnienie zauważenia, że w sfałszowanym miejscu użyto innej czcionki, jest inne tło itp.

Co później?

Po uzyskaniu dokumentów należy je dokładnie sprawdzić, przy czym sprawdzenie powinno obejmować minimum:

1. Sprawdzenie wizualnie każdego dokumenty czy nie został on sfałszowany. Szczególną uwagę należy zwrócić na czcionki (czy są takie same), tło (np. czy, w niektórych miejscach, nie jest ono białe, a w pozostałych szare), czy daty są spójne (np. czy polisa z okresem ubezpieczenia od 1.07.2025 r. nie została zawarta w 2024 r.).
2. Porównanie otrzymanych dokumentów pomiędzy sobą – tj. potwierdzenie, że na każdym dokumencie znajdują się spójne dane takie jak nazwa podmiotu, adresy, numery NIP, REGON, KRS itp.
3. Porównanie danych z otrzymanych dokumentów z informacjami dostępnymi w Internecie, w tym w oficjalnych rejestrach takich jak CEIDG, KRS czy KREPTD.

Wnikliwa analiza otrzymanych dokumentów powinna pozwolić na wykrycie ewentualnego fałszerstwa – przy czym brak sfałszowania dokumentu nie oznacza, że o zlecenie na przewóz nie stara się oszust. Należy pamiętać, iż weryfikacja dokumentów (podobnie jak weryfikacja danych kontaktowych) jest jednym z kilku działań weryfikacyjnych, które należy podejmować przed zleceniem przewozu.