Beispiele für Dokumente, die man vom Vertragspartner anfordern sollte

„Ich muss doch keine Seiten aus deinem Pass herausreißen (…)“

Die Kultkomödie „Miś“ erzählt die Geschichte von Ryszard Ochódzki, der, um nach London zu gelangen, den Reisepass von Stanisław Paluch benutzte. Der Film gilt als Komödie und sorgt selbst bei jüngeren Zuschauern – also solchen, die bereits in der Zeit der Dritten Polnischen Republik geboren wurden – für viel Lachen und Unterhaltung. 

Im wirklichen Leben, insbesondere in der Transport&Logistics-Branche, hat die unberechtigte Verwendung von Dokumenten einer anderen Person – und noch häufiger eines anderen Unternehmens – jedoch genau den gegenteiligen Effekt: Statt Freude entstehen Ärger und Verzweiflung, häufig verbunden mit Angst und einer enormen Portion Stress.

Einer der vorherigen Beiträge („Überprüfung von Kontaktdaten (E-Mail-Adressen, Telefonnummern)“) befasste sich mit der Überprüfung von Kontaktdaten, d. h. mit der Feststellung, ob die Gespräche tatsächlich mit der Person bzw. dem Unternehmen geführt werden, deren bzw. dessen Daten in der E-Mail-Signatur oder im Profil auf einer Transportbörse angegeben sind. Um noch einmal auf „Miś“ zurückzukommen: Wie kann man feststellen, dass die Person, die einen Reisepass vorzeigt, in Wirklichkeit Ryszard Ochódzki und nicht Stanisław Paluch ist? 

Wenn eine solche Überprüfung durchgeführt wurde und zu dem Ergebnis geführt hat, dass die Kontaktdaten stimmig sind, kann ein weiterer Schritt vor Aufnahme einer Zusammenarbeit darin bestehen, vom potenziellen Vertragspartner sogenannte „Unternehmensdokumente“ anzufordern.

Mit den Jahren kommen Dokumentenfälschungen immer seltener vor, da Betrüger nur noch selten die Notwendigkeit haben, die Dokumente, in deren Besitz sie gelangt sind, „nachzubessern“ (wer sich näher für dieses Thema interessiert, dem empfehle ich den Beitrag „Versicherungsverträge und die sich daraus ergebende Verpflichtung zur Bestätigung der Policen von Frachtführern“).

Dennoch kommen solche Fälschungen weiterhin vor, sodass die Überprüfung der Dokumente eines Vertragspartners eine sinnvolle Maßnahme darstellt.

Was sind „Unternehmensdokumente“?

Unter „Unternehmensdokumenten“ versteht man in der Regel Unterlagen, die die Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit sowie den Besitz der gesetzlich vorgeschriebenen Lizenzen bzw. Genehmigungen bestätigen. In der Transport&Logistics-Branche gehört dazu sehr häufig auch eine Kopie bzw. ein Scan der Frachtführer-Haftpflichtversicherung.

Am häufigsten wird vom Vertragspartner verlangt, folgende Unterlagen zur Verfügung zu stellen:

• ein Dokument, das die Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit bestätigt, beispielsweise:
  • einen Eintrag im Zentralen Register und Informationssystem über die Gewerbetätigkeit (CEIDG),
  • einen Eintrag im Landesgerichtsregister (KRS),
• ein Dokument, das die Berechtigung zur Ausübung einer Transport- und/oder Speditionstätigkeit bestätigt, beispielsweise:
  • eine Genehmigung zur Ausübung des Berufs des Kraftverkehrsunternehmers,
  • eine Gemeinschaftslizenz,
  • eine Lizenz zur Ausübung des Straßentransports im Bereich der Vermittlung bei der Güterbeförderung,
• ein Dokument, das das Bestehen einer Haftpflichtversicherung bestätigt.

Gibt es einen abschließenden Katalog von „Unternehmensdokumenten“?

Grundsätzlich gibt es keine formale Definition, die festlegen würde, welche Unterlagen zu den „Unternehmensdokumenten“ gehören, die vor Aufnahme einer Zusammenarbeit vom Vertragspartner einzuholen sind.

Welche Dokumente eingeholt werden müssen, ergibt sich:

• aus dem internen Überprüfungsverfahren des jeweiligen Unternehmens,

und/oder

• aus den Verpflichtungen, die der Spedition bzw. dem vertraglichen Frachtführer im bestehenden Versicherungsvertrag auferlegt wurden.

Neben den zuvor genannten Unterlagen, die als eine Art „Mindestumfang“ angesehen werden können, können Vertragspartner auch um weitere Dokumente gebeten werden, beispielsweise:

• Zahlungsbestätigungen über die Versicherungsprämie oder sämtliche fälligen Prämienraten aus der Frachtführer-Haftpflichtversicherung bzw. aus der Spediteur-Haftpflichtversicherung mit Erweiterung um die Haftung des vertraglichen Frachtführers,
• einen Scan der Zulassungsbescheinigung des Fahrzeugs bzw. der Sattelzugmaschine,
• einen Scan der Kfz-Haftpflichtversicherung des Halters des betreffenden Fahrzeugs,
• einen Scan der Zulassungsbescheinigung des Aufliegers bzw. Anhängers,
• einen Scan der Kfz-Haftpflichtversicherung des Halters des betreffenden Fahrzeugs,
• einen Scan eines Dokuments, das die Berechtigung zur Nutzung des Fahrzeugs bestätigt, z. B. eine Leasingvollmacht, einen Mietvertrag, einen Leihvertrag o. Ä. – wenn der Eigentümer des Fahrzeugs laut Zulassungsbescheinigung nicht mit dem überprüften Unternehmen identisch ist,
• einen Scan der Bescheinigung über die fachliche Eignung,
• einen Scan des Bescheids über die Vergabe der polnischen Steueridentifikationsnummer NIP,
• einen Scan der REGON-Bescheinigung,

und viele, viele weitere.

Unter Berücksichtigung der Notwendigkeit eines schnellen Handelns und der begrenzten Möglichkeiten auf Seiten der Spediteure kann es sinnvoll sein, einen kürzeren Dokumentenkatalog zu erstellen, der einer gründlichen Überprüfung des Vertragspartners dienen soll.

Wenn die Überprüfung dieser Dokumente bzw. der Registerdaten nicht ausreicht, kann es sinnvoll sein, zusätzliche Dokumente und/oder Informationen anzufordern, um bestehende Zweifel möglichst auszuräumen.

Welche Anforderungen stellen Versicherer?

Versicherer sehen in ihren Versicherungsbedingungen bei der Gewährung von Versicherungsschutz für Schäden infolge sogenannter Betrugsfälle eine Reihe von Verpflichtungen vor. Von Jahr zu Jahr werden diese Anforderungen detaillierter. Gleichzeitig nimmt ihre Anzahl zu – während die Sublimits für solche Ereignisse häufig reduziert werden.

Die Anforderungen der Versicherer regeln meist:

• Welche Dokumente der Versicherte vom Vertragspartner einholen muss.
• Auf welche Weise die Dokumente und der Vertragspartner selbst überprüft werden müssen.
• Auf welche Weise bzw. über welche Kommunikationsmittel die Gespräche mit dem Vertragspartner geführt werden sollen.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf den ersten Punkt, d. h. auf Beispiele dafür, welche Anforderungen Versicherer hinsichtlich der vom Vertragspartner einzuholenden Dokumente stellen.

TUiR „WARTA“ S.A. bestimmt in § 14 Abs. 6 Ziff. 1 und 3 der Allgemeinen Versicherungsbedingungen für die Haftpflichtversicherung eines Transportoperators (Straßenfrachtführer und Spediteur), dass der Versicherte verpflichtet ist:

„1) lesbare Kopien der Dokumente anzufordern, die die Grundlage der Geschäftstätigkeit des Unternehmens bilden, d. h.: Eintrag im Gewerberegister oder KRS, NIP, REGON sowie die entsprechenden Genehmigungen/Lizenzen, die nach den gesetzlichen Vorschriften für die Transport-/Speditionstätigkeit erforderlich sind

(…)

3) Dokumente anzufordern, die bestätigen, dass das betreffende Unternehmen über eine Haftpflichtversicherung als Frachtführer/Spediteur verfügt.“

UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A., die für solche Risiken eine zusätzliche Klausel mit der Bezeichnung „Auslieferung der Sendung an eine unberechtigte Person“ entwickelt hat, sieht hinsichtlich der einzuholenden Dokumente folgende Verpflichtung vor:

„a) Der Versicherte hat Dokumente – in Form lesbarer Kopien – anzufordern, die die Grundlage der Geschäftstätigkeit des Unternehmens bilden, darunter: Eintrag im Gewerberegister oder KRS, NIP, REGON, Lizenz zur Durchführung des internationalen Straßengüterverkehrs sowie darüber hinaus den Vertrag über die Haftpflichtversicherung des Frachtführers.“

STU Ergo Hestia S.A. wiederum verpflichtete in besonderen Versicherungsbedingungen, die einem meiner Mandanten angeboten wurden, zur Einholung lesbarer Kopien von Dokumenten:

1. die zur Durchführung des Straßengüterverkehrs bzw. zur Vermittlung bei der Güterbeförderung im Sitzstaat des Frachtführers berechtigen.
   
   Für polnische Frachtführer sind dies:
   
   • die Genehmigung zur Ausübung des Berufs des Kraftverkehrsunternehmers – ausgenommen Beförderungen innerhalb Polens mit Fahrzeugen mit einem zulässigen Gesamtgewicht von höchstens 3,5 Tonnen – oder
   
   • die Lizenz zur Durchführung des internationalen Straßengüterverkehrs oder
   
   • die Lizenz zur Vermittlung bei der Güterbeförderung. 
2. die den Abschluss einer Frachtführer-Haftpflichtversicherung bzw. einer Haftpflichtversicherung des vertraglichen Straßenfrachtführers (OCPD) im festgelegten Umfang sowie die Zahlung der Versicherungsprämie bzw. der fälligen Prämienraten bestätigen.

Ein anderer meiner Mandanten erhielt dagegen ein Versicherungsangebot von Compensa Towarzystwo Ubezpieczeń Spółka Akcyjna Vienna Insurance Group, wonach er im Falle des Abschlusses des Versicherungsvertrags verpflichtet gewesen wäre:

„a) die von den Subunternehmern erhaltenen Lizenzen, Genehmigungen oder Konzessionen zur Ausübung der Tätigkeit in dem Umfang anzufordern und zu überprüfen, der für die Durchführung der ihnen übertragenen Beförderungsleistungen erforderlich ist;

b) Subunternehmer auszuwählen, die während des gesamten Beförderungszeitraums über einen gültigen Vertrag über eine Frachtführer-Haftpflichtversicherung verfügen, der in polnischer Sprache ausgestellt wurde bzw. bei Subunternehmern mit Sitz außerhalb Polens über ein in englischer Sprache verfügbares Versicherungszertifikat verfügt, mit vollem Versicherungsumfang – worunter das Fehlen von Ausschlüssen für Schäden infolge von Diebstahl und Raub verstanden wird –, der die Beförderung der betreffenden Güterart abdeckt und bei innerstaatlichen Beförderungen eine Versicherungssumme in Höhe des Werts der Sendung sowie bei internationalen Beförderungen eine Versicherungssumme von mindestens dem Produkt aus dem Bruttogewicht der beförderten Güter und 8,33 SZR aufweist.“

Auch wenn Versicherer zunehmend mehr Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Überprüfung vorsehen – beispielsweise hinsichtlich der Überprüfung im KRS oder KREPTD –, scheinen die Anforderungen der Versicherer hinsichtlich der zwingend einzuholenden Dokumente weiterhin auf einem vernünftigen bzw. akzeptablen Niveau zu liegen.

Art und Weise der Übermittlung der Dokumente

Es ist wünschenswert, dass die Dokumente vom Vertragspartner als Anhänge zu einer E-Mail übermittelt werden. Das eigenständige Abrufen von Dokumenten aus dem Profil des Frachtführers – beispielsweise durch das Herunterladen von einer Transportbörse oder einer Webseite – ist keine optimale Lösung. In bestimmten Situationen lässt sich dadurch nämlich nicht feststellen, dass sich die Person, mit der wir korrespondieren, als ein tatsächlich bestehendes Unternehmen ausgibt.

Es sollten lesbare Scans bzw. Fotos angefordert werden, damit eine genaue visuelle Überprüfung möglich ist.

Es kommt vor, dass Betrüger bei der Fälschung eines Dokuments gerade dieses eine Dokument in sehr schlechter Qualität übermitteln – häufig deutlich schlechter als die übrigen Unterlagen. Dadurch soll erschwert werden zu erkennen, dass an der manipulierten Stelle beispielsweise eine andere Schriftart verwendet wurde, der Hintergrund abweicht oder andere Unregelmäßigkeiten sichtbar sind.

Was kommt danach?

Nach Erhalt der Dokumente sollten diese sorgfältig überprüft werden.

Die Überprüfung sollte mindestens Folgendes umfassen:

1. Visuelle Überprüfung jedes Dokuments darauf, ob es möglicherweise gefälscht wurde.
   Besondere Aufmerksamkeit sollte den verwendeten Schriftarten gelten – insbesondere der Frage, ob diese einheitlich sind –, dem Hintergrund, z. B. ob dieser an einzelnen Stellen weiß und an anderen grau ist, sowie der Kohärenz der Datumsangaben, etwa ob eine Police mit einem Versicherungszeitraum ab dem 01.07.2025 nicht bereits im Jahr 2024 abgeschlossen wurde.
2. Vergleich der erhaltenen Dokumente untereinander.
   Dabei sollte überprüft werden, ob auf allen Dokumenten übereinstimmende Angaben enthalten sind, insbesondere Unternehmensname, Anschrift, NIP-, REGON- und KRS-Nummer usw.
3. Vergleich der Angaben aus den erhaltenen Dokumenten mit den im Internet verfügbaren Informationen, einschließlich der Angaben in offiziellen Registern wie CEIDG, KRS oder KREPTD.

Eine sorgfältige Analyse der erhaltenen Dokumente sollte die Aufdeckung einer möglichen Fälschung ermöglichen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Tatsache, dass ein Dokument nicht gefälscht wurde, keineswegs bedeutet, dass sich nicht dennoch ein Betrüger um einen Beförderungsauftrag bemüht. Die Überprüfung von Dokumenten ist – ebenso wie die Überprüfung von Kontaktdaten – lediglich eine von mehreren Überprüfungsmaßnahmen, die vor der Vergabe eines Beförderungsauftrags durchgeführt werden sollten.

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